Bir ofis koltuğu teklifinde yan yana sıralanmış sertifika işaretleri görebilirsiniz. Ancak bu işaretler tek başına, teklif edilen modelin hangi özelliklerinin değerlendirildiğini açıklamaz.

Bir sertifikayı değerlendirirken belgeyi düzenleyen kuruluş, belgenin hangi ürünleri kapsadığı, hangi standartlara dayandığı ve geçerlilik durumu incelenmelidir.

Ürünün garanti süresi, kullanılan malzemeler ve teknik belgeleri de değerlendirme sürecinin önemli parçalarıdır. Ancak bu bilgiler farklı konuları kapsadığından ayrı ayrı incelenmelidir.

Önce belgenin türü anlaşılır

Bir teklifte sunulan her belge ürün sertifikası değildir.

Ürün sertifikası, belirtilen ürünün ilgili belgelendirme programındaki gereklilikleri karşıladığını gösterir. Kapsamı, içerdiği modeller ve sürdürülme koşulları belgeden okunur.

Test raporu, incelenen numunenin hangi yöntemlerle değerlendirildiğini ve elde edilen sonuçları açıklar. Tek başına, bir sertifikasyon programına dahil olunduğu anlamına gelmez.

Üretici beyanı, üreticinin belirli bir konuya ilişkin açıklamasıdır. Kullanılan malzemeyi, ürünün yapısını veya uygunluk iddiasını tanımlayabilir; bağımsız belgelendirmeyle aynı türde kanıt oluşturmaz.

Yönetim sistemi belgesi ise kuruluşun belirli süreçlerini ele alır. Örneğin kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği veya enerji yönetimine ilişkin bir belge, tek başına belirli bir koltuğun konforunu ya da mekanik performansını açıklamaz.

Bu nedenle ürünle ilgili belgelerin hangi konuları kapsadığını bilmek, doğru değerlendirme yapabilmek açısından önemlidir.

Belge hangi ürünü kapsıyor?

Ürüne ilişkin bir sertifikanın kapsamı, yalnızca marka adına bakılarak anlaşılamaz.

Belgede tek bir model, bir ürün ailesi veya belirli yapılandırmalar yer alabilir. Aynı serinin farklı sırtlıkları, tabanları veya mekanizmaları kapsam içinde de olabilir, dışında da kalabilir.

Bu nedenle teklif edilen ürünle belgedeki tanım birlikte okunur:

—    Model ve seri adı eşleşiyor mu?

—    Seçilen mekanizma, sırtlık ve taban kapsamda mı?

—    Eklerde model listesi veya yapılandırma açıklaması var mı?

—    Belgede belirtilen kullanım koşulları, planlanan kullanımla örtüşüyor mu?

Bu nedenle markanın sertifikaya sahip olması kadar, teklif edilen ürün modelinin de ilgili sertifika kapsamında bulunması önemlidir.

Hangi gereklilikler değerlendirilmiş?

Ofis koltuklarına ait sertifikalar; güvenlik, dayanıklılık, ölçüler, emisyon değerleri ve çevresel kriterler gibi farklı alanları kapsayabilir. Her belgenin değerlendirme kriterleri farklıdır.

EN 1335 gibi standartlara yapılan atıflarda ilgili bölüm ve baskı yılı birlikte okunur. “EN standartlarına uygundur” ifadesi, hangi gerekliliklerin esas alındığını açıklamak için yeterli değildir. ANSI/BIFMA X5.1 gibi başka standartlar da kendi kapsamlarıyla değerlendirilir; adları farklı belgelerin aynı şeyi doğruladığı varsayılmaz.

Ofis koltuğu tekliflerinde en sık karşılaşılan işaretler ve ele aldıkları konular:

GS, Alman mevzuatına dayanan gönüllü bir güvenlik işaretidir. Ürünün ilgili programda tanımlanan mekanik güvenlik gerekliliklerini karşıladığını gösterir; program kapsamında üretim yerine yönelik düzenli gözetim de bulunur.

Blauer Engel (Blue Angel), Alman çevre etiketidir. Emisyon, malzeme içeriği ve ürünün çevresel ölçütlerine ilişkin gereklilikleri ele alır.

TÜV Rheinland bir belgelendirme kuruluşudur; ergonomi ve emisyon gibi farklı programlar yürütür. Hangi programa ait bir işaret olduğu belgenin kendisinden okunur.

Quality Office, Alman ofis mobilyası için ürün ve hizmet ölçütlerini bir arada ele alan bir belgelendirmedir.

ANSI/BIFMA X5.1, Kuzey Amerika ofis koltuğu standardıdır ve kendi test yöntemleriyle değerlendirilir.

level, BIFMA’nın sürdürülebilirlik derecelendirmesidir; kademeli bir sistemdir.

Sertifikaların kapsamı, ilgili kuruluşun yayımladığı belge ve teknik bilgiler üzerinden kontrol edilmelidir.

GS ürün güvenliğine odaklanırken Blue Angel çevresel kriterleri değerlendirir. Dolayısıyla bir sertifikanın bulunması, ürünün diğer alanlarda da aynı gereklilikleri karşıladığını göstermez.

Belge sayısı da değerlendirme alanlarının sayısıyla aynı değildir. Birden fazla belgenin kapsamı örtüşebilir. Önemli olan, ihtiyaç duyulan bilginin hangi belgeyle karşılandığıdır.

Test sonucu ile günlük kullanım aynı şey değildir

Standartlara uygun olarak gerçekleştirilen testler, ürünlerin belirli koşullardaki performansını değerlendirmeyi sağlar. Ancak kullanım süresi, ortam koşulları ve kullanıcı alışkanlıkları ürünün uzun vadeli performansını etkileyebilir.

Mukavemet ve dayanıklılık gerekliliklerini karşılamak, belirli kullanım koşullarındaki performansı açıklar. Tek başına, mekanizmanın her ortamda kaç yıl aynı şekilde çalışacağını söylemez.

Benzer biçimde, çevresel ölçütleri karşılayan bir koltuğun belirli bir kullanıcıya uygunluğu ayrıca değerlendirilir. Ergonomiye ilişkin bir belge de her beden ve her çalışma düzeni için kişisel uyum garantisi olarak okunmaz.

Belge, ürün bilgisi ve kullanıcı denemesi farklı soruları cevaplar. Birbirlerinin yerine geçmezler.

Belgelendirme yalnızca numune testiyle mi sınırlı?

Bu sorunun cevabı ilgili programa bağlıdır.

Bazı değerlendirmeler ürün testine dayanır. Bazı belgelendirme programları ise testin yanında üretim veya kalite yönetimine ilişkin düzenli gözetim de içerir. GS uygulamasında üreticiye yönelik düzenli kontroller bulunması buna örnektir.

Belgelendirme süreçlerinin kapsamı değişebileceğinden, ürün testlerinin yanı sıra üretim denetimleri ve teslim edilen ürünün belgeye uygunluğu da dikkate alınmalıdır.

Teslim edilen ürünün, belgede tanımlanan model ve yapılandırmayla eşleşmesi kontrol edilir. Ürün tanımı, etiketler, sipariş kapsamı ve varsa izlenebilirlik bilgileri bu eşleşmeyi görünür kılar.

Malzeme beyanı neyi görünür kılar?

Bir koltuğun teknik açıklamasında “plastik aksam” yazması, kullanılan malzemenin yapısını anlatmaya yetmez. Polimerin türü, takviye oranı ve parçanın görevi birlikte okunur.

Addo’nun sunduğu Interstuhl ürünlerinde ilgili plastik bileşenler %30 cam elyaf takviyesiyle üretilir. Bu bilgi, malzeme seçiminde görünüşün yanında yük taşıma ve biçimini koruma gerekliliklerinin de ele alındığını gösterir.

Interstuhl’un EVERYis1 koleksiyonu için düzenlediği üretici beyanı, bu yaklaşımı parça düzeyinde açıklar: taban, file sırtlık çerçevesi ve oturak kabuğundaki yük taşıyan polipropilen parçalar cam elyafla takviye edilir. Üretici, takviyenin mukavemeti ve boyutsal kararılığı artırarak koltuğun stabilitesine ve dayanıklılığına katkı verdiğini belirtir.

Malzeme bilgisi, ürün testlerinin veya garanti koşullarının yerine geçmez. Ancak bunlarla birlikte okunduğunda, dayanıklılık yaklaşımının hangi yapısal tercihlerle desteklendiğini anlamayı sağlar.

Belgenin güncel durumu nasıl anlaşılır?

Düzenlenme tarihi, varsa geçerlilik süresi ve belgenin güncel durumu ayrı bilgilerdir. Her belge türü aynı süre ve yenileme düzenine sahip değildir.

Doğrulama için belge numarası, düzenleyen kuruluş ve varsa çevrimiçi kayıt kullanılır. Belgenin ekleri de kapsamın parçası olabilir.

Üründe değişiklik yapıldığında ayrıca şu soru sorulur: mekanizma, taban, sırtlık veya malzemedeki değişiklik, sunulan belgenin kapsamını etkiliyor mu?

Burada amaç yalnızca tarih kontrolü yapmak değildir. Belgenin bugün teklif edilen ürünü tarif etmeye devam edip etmediği anlaşılmalıdır.

Garanti: süre kadar kapsam

Garanti, üreticinin veya garantiyi üstlenen tarafın yazılı koşullarla verdiği taahhüttür. Sürenin uzunluğu kadar, bu süre boyunca neyin karşılandığı da önemlidir.

“10 yıl garanti” ifadesi tek başına şu soruları cevaplamaz:

—    Hangi parçalar kapsamda?

—    Aşınan yüzeyler ve bileşenler için istisnalar var mı?

—    Parça ile işçilik aynı süre boyunca mı karşılanıyor?

—    Nakliye ve yerinde servis kime ait?

—    Kullanım yoğunluğuna veya ortamına ilişkin koşullar bulunuyor mu?

—    Başvuru kime yapılıyor ve süreç nasıl ilerliyor?

Addo’nun sunduğu Interstuhl ürünleri on yıl garantilidir. Teklifte garanti koşullarının yazılı olarak yer alması, hangi parçaların ve hizmetlerin kapsandığını karşılaştırılabilir kılar.

Garanti süresi, ürünün kullanım ömrünü doğrudan ifade etmez. Bu nedenle olası arızalarda üreticinin veya satıcının hangi hizmetleri sağladığı ve hangi parçaları garanti kapsamına aldığı açıkça belirtilmelidir.

Garantinin süresi kadar geçmişi de okunur

Bir ürünün 10 yıl garantili olması kadar, üreticinin bu garanti uygulamasını ne kadar süredir sürdürdüğü de önemlidir.

On yıllık garanti, firmanın yerleşik uygulaması mı? Yeni başlatılmış bir politika mı? Yoksa yalnızca ilgili proje için verilmiş özel bir taahhüt mü?

Üreticinin garanti geçmişi, önceki dönemlere ait garanti belgeleri ve satış sonrası hizmet kayıtları üzerinden değerlendirilebilir.

Uzun yıllardır uygulanan garanti koşulları ve belgelenmiş servis deneyimi, üreticinin satış sonrası hizmetleri hakkında daha fazla bilgi sunar.

Geçmişi anlamak için şu bilgiler istenir:

—    On yıllık garantinin hangi tarihten beri sunulduğu.

—    Önceki dönemlere ait yazılı garanti koşulları.

—    Bu koşullarla teslim edilmiş proje veya ürün örnekleri.

—    Geçmiş servis ve parça taleplerinin nasıl karşılandığını gösteren kayıtlar.

—    Bugünkü taahhüdü yerine getirecek servis ve parça temin düzeni.

Bir referans projenin varlığı, o projede on yıllık garanti verildiğini tek başına kanıtlamaz.

Önceki garanti belgeleri ve servis kayıtları, üreticinin geçmişte sunduğu satış sonrası hizmetlerin değerlendirilmesine yardımcı olur.

Uzun garanti, yalnızca ileriye dönük bir süre olarak değil, geçmişte nasıl yürütüldüğüyle de değerlendirilir.

Teklif aşamasında hangi belgeler istenir?

Bir koltuk teklifini karşılaştırılabilir hale getiren bilgiler şunlardır:

—    Teklif edilen modelin ve yapılandırmanın açık tanımı.

—    Sunulan her belgenin türü ve düzenleyen kuruluş.

—    Belge numarası, düzenlenme tarihi ve varsa geçerlilik süresi.

—    Kapsanan modelleri ve seçenekleri gösteren ekler.

—    İlgili standart, bölüm, baskı yılı veya değerlendirme ölçütleri.

—    Varsa doğrulama bağlantısı ve üretim gözetimine ilişkin açıklama.

—    Malzeme iddialarını ilgili parçalarla eşleştiren teknik bilgiler ve beyanlar.

—    Parça, işçilik, nakliye, servis ve istisnaları açıklayan garanti koşulları.

—    Uzun süreli garantinin geçmişini ve hizmet uygulamasını gösteren bilgiler.

Belge paylaşılmadığında veya kapsam açık olmadığında, ilgili iddia teklif değerlendirmesinde doğrulanmış kabul edilemez. Bu, tedarikçinin niyeti hakkında hüküm vermek değil, eldeki bilginin sınırını tanımlamaktır.

Addo bu bilgiyi nasıl ele alır?

ADDO olarak, sunduğumuz ofis mobilyalarında tasarım, ergonomi, malzeme kalitesi ve güvenlik standartlarını bir bütün olarak değerlendiriyoruz. Ürünlerimizin teknik özelliklerini, sertifikalarını ve garanti koşullarını şeffaf bir şekilde paylaşarak doğru ürün seçiminde kullanıcılarımıza rehberlik ediyoruz.

Mekânı mimar kurgular. Addo, ürünün sunduğu olanakları ve sınırları anlaşılır kılarak bu karara katkı verir.

Bir belge de bu ilişkinin parçasıdır. İşlevi, okuyucu adına seçim yapmak değil; seçimin hangi bilgiye dayandığını görünür kılmaktır.

Sıkça sorulan sorular

Daha çok sertifika, daha iyi koltuk anlamına gelir mi?

Tek başına gelmez. Belgelerin kapsamları örtüşebilir veya farklı konuları ele alabilir. Sayıdan önce, sunulan belgelerin ürünle ve kullanım ihtiyacıyla ilişkisine bakılır.

Test raporu ile ürün sertifikası aynı şey midir?

Hayır. Test raporu, incelenen numunenin test yöntemlerini ve sonuçlarını açıklar. Ürün sertifikası ise ilgili belgelendirme programının gerekliliklerine dayanır. Belgenin türü ve kapsamı ayrıca okunmalıdır.

Aynı markanın başka bir modeline ait belge kullanılabilir mi?

Yalnızca belge o modeli de kapsıyorsa. Marka adının aynı olması yeterli değildir; model listesi, yapılandırmalar ve varsa ekler kontrol edilir.

Cam elyaf takviyesi tek başına uzun garanti anlamına gelir mi?

Hayır. Takviye, belirli parçaların malzeme yapısını açıklar. Garanti ise ürün ve hizmet için verilen ayrı bir taahhüttür. Malzeme bilgisi, ürün testleri ve garanti koşulları birlikte değerlendirilir.

Uzun garanti veren ürün daha mı kalitelidir?

Uzun garanti bir pazarlama cümlesi değil, bir maliyet taahhüdüdür. On yıl garanti veren üretici, on yıl boyunca parça, işçilik ve servis yükümlülüğünü üstleniyor demektir. Bu yükümlülüğü taşıyabilmek için yedek parça stoğu, servis düzeni ve kayıt tutma kapasitesi gerekir — yani arkasında bir yapı bulunmalıdır.

Uzun garanti süreleri, üreticinin ürün dayanıklılığına ilişkin beklentisinin ve satış sonrası hizmet yaklaşımının göstergelerinden biri olabilir.

 Bu nedenle uzun garanti, üreticinin kendi dayanıklılık beklentisini gösteren en somut işarettir.

Yine de süre kapsamıyla birlikte okunur. Kapsamı dar bir on yıl ile kapsamı geniş bir on yıl aynı taahhüt değildir.

On yıllık garantiyi ilk kez sunan bir firma nasıl değerlendirilir?

Basitçe sorulur: bu garantiyi kaç yıldır veriyorsunuz?

Cevabın sözleşmelerle açıklanması gerekir — önceki yıllara ait yazılı garanti koşulları, bu koşullarla teslim edilmiş işler ve o işlerde verilen servis kayıtları.

Bunları gösteremeyen bir firma, on yıllık bir taahhüdü ilk kez veriyor demektir. Taahhüt geçersiz değildir; ama henüz uygulanmış bir geçmişi yoktur ve değerlendirmede bu şekilde ele alınır.

Referans proje, garanti geçmişini kanıtlar mı?

Tek başına kanıtlamaz. İlgili projeye ait tarihli garanti koşulları taahhüdü; servis veya parça temin kayıtları ise uygulamayı gösterir.

Bir şartnamede istenen belge nasıl kontrol edilir?

Şartnamede talep edilen belge türü, standart ve kapsam; sunulan belgenin bilgileriyle karşılaştırılır. Teklif edilen modelin kapsamda bulunup bulunmadığı ve varsa ek koşullar ayrıca incelenir.

Garanti süresi boyunca bütün masraflar karşılanır mı?

Bu, yazılı koşullara bağlıdır. Parça, işçilik, nakliye ve yerinde servis farklı kapsam ve sürelere tabi olabilir. Süreyle birlikte istisnalar ve başvuru süreci de okunmalıdır.

Ürün belgesi varsa kullanıcı denemesi gereksiz midir?

Hayır. Belge, tanımlanan ölçütlere ilişkin bilgi verir. Kullanıcı denemesi ise koltuğun belirli bir kişiyle, masa düzeniyle ve çalışma biçimiyle nasıl buluştuğunu gösterir.