على مدى سنوات طويلة، كان الهدف الأساسي للمكتب هو جمع الناس في المكان نفسه وتنظيم العمل. لكن كثيرًا من الأعمال اليوم يمكن إنجازها ماديًا من أي مكان. وقد غيّر ذلك معنى المكتب بالكامل، لأن الناس لم يعودوا يذهبون إلى المكتب للعمل فحسب.

في المرحلة الجديدة، تتحول المهمة الأساسية للمكتب من إدارة العمليات إلى بناء الروابط، وترسيخ الثقافة، وإتاحة التفكير معًا. قد يتمكن الناس من إكمال مهامهم في المنزل، لكن الإحساس بالفريق، واللقاءات العفوية، وعلاقات الثقة، والطقوس المشتركة تتكوّن غالبًا في المكان المادي.

يلخّص المفارقةَ بوضوح شديد: الاتصال بالإنترنت موجود في كل مكان، لكن الاتصال الإنساني أصبح نادرًا جدًا.

في عالم يستطيع فيه الجميع العمل من المنزل، لا تتمثل المهمة الجديدة للمكتب في أن يكون ضرورة تشغيلية، بل في أن يصبح مركزًا طوعيًا للقاء والجذب. ينبغي أن يتمكن الناس عند استيقاظهم صباحًا من القول: «يجب أن أذهب إلى المكتب اليوم لإنتاج تآزر مشترك مع الفريق واستنشاق ذلك الجو»، بدلًا من قول: «أُجبر على الذهاب إلى المكتب اليوم».

في هذه المرحلة الجديدة، تبرز 3 أدوار حيوية ينبغي أن يضطلع بها المكان المادي:

«راحة الاحتكاك» والابتكار العفوي

عند العمل من المنزل أو عن بُعد، يكون كل تفاعل مخططًا له. ترسل دعوة إلى التقويم، وتُفتح الشاشة، ويُناقش جدول الأعمال ثم يُختتم اللقاء. ينجز هذا النظام المهام، لكنه يقتل الشرارات الإبداعية.

تتمثل المهمة الجديدة للمكتب في تهيئة تلك اللقاءات غير المخطط لها (الصدفة السعيدة)  إنتاجها. فقد تحلّ فكرة تُتداول وقوفًا في الممر، أو رؤية تُتبادل أمام آلة القهوة، مشكلةً كانت ستستغرق ساعات أمام الشاشة في غضون 5 دقائق. وينبغي تصميم المكان بطريقة تشجّع هذه «الاحتكاكات اللطيفة».

بناء الثقة ورأس المال الاجتماعي

يمكن لعلم النفس البشري أن يثق بالوجوه ثنائية الأبعاد على الشاشة إلى حد معين. أما علاقات الثقة الحقيقية فتُبنى عبر الطقوس المشتركة: وجبة نتناولها معًا، أو احتفال بالنجاح، أو الشعور بالقدرة على الوقوف جنبًا إلى جنب في لحظات الأزمات، أو حتى فهم مزاج شخص ما من لغة جسده وتقديم الدعم له.

مكتب المستقبل أشبه ببنك تراكم فيه الشركة رأسمالها الاجتماعي. تُنجز المهام في المنزل، لكن الثقة والانتماء يُخزّنان في المكتب.

مسرح «التجربة والطقوس»

بما أن المكتب لم يعد يُقاس بكثافة المكاتب، بل بجودة التجربة، فينبغي أن يتمتع كل شيء، من الأثاث إلى الإضاءة ومن الصوتيات إلى اختيار المواد، براحة ردهة فندق أو بدفء نادٍ (نادٍ اجتماعي).

ينبغي أن تحلّ الوحدات الانسيابية القابلة للتعديل، والمقصورات ذات العمارة المصغّرة التي توفر تركيزًا عاليًا، والمساحات عالية الجودة التي يستمتع فيها الناس حسيًا أثناء الإنتاج معًا (الأخشاب الطبيعية، والأنسجة الخام، والألوان الدافئة)، محلّ مكاتب العمل الساكنة والرمادية والخالية من الروح.

تتعيّن على مكاتب المستقبل الناجحة أن توفّر للناس طاقة جماعية وراحة جمالية لا يمكنهم تقليدها في منازلهم بأي حال. لم يعد المكان أداة خامًا تُنجَز فيه الأعمال؛ بل أصبح أكبر حجة في استراتيجية الموارد البشرية والعلامة التجارية، إذ يحافظ على أصحاب المواهب داخل الشركة ويجسّد رؤية العلامة التجارية.